Carga masiva

La carga masiva sirve para dar de alta una flota completa —30 vehículos, 60 conductores— sin llenar el formulario uno por uno. Subes un archivo CSV, revisas qué va a pasar con cada fila y confirmas.

Dónde está

• En el menú, Mis Registros → Carga masiva.
• En los listados de Mis vehículos y Conductores, el botón Carga masiva (CSV), junto a crear.
• En el teléfono, Garaje → Agregar → Cargar varios desde un archivo.

Viene con los planes que permiten más de 10 vehículos o más de 10 conductores: hoy PyME, PyME Pro y Enterprise. Con Free o Individual no aparece: con tan pocos registros, el formulario de a uno es más rápido.

Con un plan que la incluye, la puede usar quien puede registrar: en tu espacio personal, tú; en una flota, el propietario y los administradores. Un conductor de la flota no la ve.

Paso a paso

1. Elige qué vas a cargar: Vehículos o Conductores. Ahí mismo ves tu cupo: “Tu plan permite 20 y ya tienes 12” (o “Tu plan no tiene tope”).
2. Sube tu archivo. Arrástralo o haz clic para elegirlo. Si es tu primera vez, usa Descargar plantilla: trae las columnas correctas y una fila de ejemplo.
3. Toca Revisar archivo. NotiAuto analiza cada fila sin guardar nada todavía.
4. Revisa y confirma. Verás una tabla con cada fila y su resultado, y un resumen por tipo de resultado.
5. Marca la autorización para consultar el RUNT y el SIMIT —una sola vez para todo el archivo— y toca Importar N registros.

Al terminar te lleva al listado, donde los nuevos aparecen como Verificando datos mientras el RUNT responde.

El archivo

Regla	Detalle
Formato	CSV (texto separado por punto y coma o por coma; NotiAuto detecta cuál)
Primera fila	El encabezado con los nombres de las columnas
Tamaño	Hasta 500 filas y 1 MB por archivo. Si tienes más, divídelo en varios
Orden de columnas	No importa. Las columnas que NotiAuto no reconoce se ignoran
Excel	Guarda como “CSV UTF-8” o “CSV (delimitado por comas)”. Excel en español usa punto y coma, y está bien

Consejo

Lo más seguro es partir de la plantilla y pegar tus datos debajo del encabezado.

Columnas para vehículos

Columna	¿Obligatoria?	Qué va
placa	Sí	La placa, en cualquiera de los formatos válidos: ABC123, ABC12D, R12345… Se aceptan espacios y guiones, NotiAuto los quita
tipo_documento	Sí	Del propietario: C, E, N (NIT), P, U, T o D
documento	Sí	Número de documento del propietario, sin puntos ni espacios. El NIT, sin dígito de verificación
descripcion	No	Cómo llamas tú al vehículo. Si la dejas vacía, se usa la placa

placa;tipo_documento;documento;descripcion
ABC123;C;12345678;Camion de reparto

Columnas para conductores

Columna	¿Obligatoria?	Qué va
tipo_documento	Sí	C, E, P, Y (PPT), U, T o D
documento	Sí	Número de documento del conductor, sin puntos ni espacios
primer_apellido	Sí	Completo y sin asteriscos: el RUNT no responde sin él
descripcion	No	Cómo lo llamas tú. Si la dejas vacía, se usa el documento

tipo_documento;documento;primer_apellido;descripcion
C;12345678;GOMEZ;Conductor turno manana

Ver los tipos de documento en Vehículos y Conductores.

Nota

Los nombres de columna admiten variantes: mayúsculas, tildes y espacios no importan. También se reconocen plate, tipo, tipo de documento, cedula, numero de documento, apellido, nombre (como descripción) y description.

Cómo escribir el documento

El RUNT no reconoce un documento con puntos o espacios, así que NotiAuto marca la fila Con error y te dice cómo escribirlo:

Tipo	Cómo va	Ejemplo
C cédula de ciudadanía	Solo números, de 5 a 10	1076201788, no 1.076.201.788
N NIT	Solo números, de 5 a 10, sin dígito de verificación	900123456, no 900.123.456-7
E extranjería, Y PPT	Solo números, de 3 a 15	456789
T tarjeta de identidad	Solo números, de 6 a 11	1023456789
P pasaporte, D diplomático, U registro civil	Letras y números, de 3 a 20, sin guiones	AB1234567

Ojo con Excel

Excel trata la columna documento como número: puede ponerle separador de miles (1.076.201.788) o volverla notación científica (1,07620E+09), y en ese caso los últimos dígitos se pierden. Antes de pegar los datos, selecciona la columna y ponla en formato Texto.

El resultado de cada fila

Resultado	Qué significa	Qué pasa al importar
Se importa	La fila está bien y hay cupo	Se registra
Ya registrado	Esa placa o documento ya está en tu cuenta o en tu flota	Se omite. El registro existente no se modifica
Repetido	Aparece otra vez más arriba en el mismo archivo (te dice en qué fila)	Se omite; cuenta solo la primera
Con error	Placa inválida, tipo de documento inválido, documento mal escrito (con puntos, letras donde van números…) o falta el primer apellido. El mensaje dice cómo corregirlo	Se omite. Corrige el archivo y vuelve a subirlo
Sin cupo	La fila está bien, pero supera el cupo de tu plan	Se omite

Solo se importan las filas Se importa. Las demás no bloquean el resto: puedes importar lo que está bien y corregir lo otro después.

Si el archivo entero tiene un problema, verás un mensaje en lugar de la tabla:

• “El archivo no tiene filas para importar.”
• “El archivo tiene más de 500 filas. Divídelo en varios.”
• “Faltan columnas en el encabezado. Usa la plantilla.”

El cupo del plan

La carga masiva respeta el mismo cupo que el formulario. Las filas se reparten en el orden del archivo: las primeras ocupan los cupos libres y las que sobran quedan como Sin cupo. Si quieres que entren unas en particular, ponlas arriba.

En una flota, el cupo es el de la empresa. Para cargar más, sube de plan y vuelve a subir el mismo archivo: lo que ya entró saldrá como Ya registrado. Ver Planes y facturación.

La verificación con el RUNT

Cada registro importado se verifica con el RUNT igual que uno creado a mano (ver la verificación con el RUNT), pero de a poco: las consultas se escalonan, una cada pocos segundos, para no frenar el resto de la plataforma. Con un archivo grande, los últimos pueden tardar varios minutos en verificarse.

• Mientras tanto aparecen como Verificando datos.
• Si un vehículo ya estaba verificado en NotiAuto con el mismo documento, no hace falta consultarlo de nuevo: aparece verificado de una vez.
• Los que el RUNT rechace quedan como Datos inválidos. Corrígelos desde Editar en su ficha.
• Los comparendos del SIMIT llegan en la siguiente revisión diaria.

Precaución

NotiAuto vuelve a revisar el archivo en el momento de importar. Si entre revisar e importar alguien registró una de esas placas o se llenó el cupo, esa fila se omite aunque en la revisión dijera Se importa.