Organizaciones

Una organización es tu empresa en NotiAuto: la flota con sus vehículos, conductores, comparendos, reglas de verificación, reportes y claves de API, y las personas que la administran.

Cuándo necesitas una

No la necesitas si eres una persona con uno o varios vehículos propios. Registras tus vehículos y conductores en tu cuenta y listo.

Sí la necesitas si varias personas van a trabajar sobre la misma flota, o si quieres que cada una tenga un papel distinto: quien carga los vehículos no tiene por qué ser quien paga, y un conductor no necesita ver toda la flota.

La gestión de flota viene en los planes PyME, PyME Pro y Enterprise. Ver Planes y facturación.

Dos espacios: Personal y tu empresa

Si perteneces a una empresa, tienes dos espacios:

Personal: lo tuyo. Tus carros, tus conductores, tu plan.
Tu empresa: la flota que compartes con tu equipo.

Cambias de uno a otro con el selector del encabezado, que muestra el nombre de la empresa o «Personal». En el teléfono también está en la pestaña Cuenta, en la sección Espacio. Al cambiar, NotiAuto te lleva al inicio de ese espacio.

Lo que importa recordar:

Lo que registras queda en el espacio que tienes abierto. Si quieres que un vehículo sea de la empresa, abre la empresa antes de agregarlo.
Lo personal no lo ve la empresa. Ni los demás miembros, ni los reportes, ni el cupo del plan de la flota.
Lo de la empresa no aparece en Personal. Si algo no está donde lo esperabas, lo primero es mirar qué espacio tienes abierto.

Si no perteneces a ninguna empresa, no ves el selector: solo tienes tu espacio Personal.

El dueño del vehículo decide

Cada vehículo y cada conductor tiene un dueño: la empresa o una persona (su espacio Personal). De ese dueño sale todo:

Qué	Lo decide
El plan y lo que incluye	El dueño
El cupo de vehículos y conductores	El plan del dueño
Cada cuánto se actualizan los datos	El plan del dueño
A quién, por dónde y con cuánta antelación se avisa	Los ajustes de avisos del dueño
Quién paga la suscripción	El dueño

No importa quién lo registró. Si una coordinadora carga un carro en la flota, ese carro es de la empresa: ocupa cupo del plan de la empresa y sus avisos salen a los destinatarios de la empresa, no al correo de ella.

Por eso los avisos de una flota salen una sola vez por vehículo o conductor, a los destinatarios de la flota, y no uno por cada miembro. Los ajustes de avisos de la flota los cambian el propietario o un administrador desde Perfil, con la empresa abierta; los demás miembros los ven pero no los cambian.

Una empresa sin suscripción vigente queda en el plan Free, que no incluye gestión de flota.

Cada vehículo, una sola vez en la flota

Una placa o un documento solo puede estar una vez en la misma empresa. Si alguien del equipo ya lo registró y otra persona intenta agregarlo de nuevo, NotiAuto responde que ya está en la flota y no lo duplica.

Evita dos cosas: que un mismo carro ocupe dos cupos y que lleguen avisos repetidos por él.

Mover a la flota

Si administras la empresa y tienes en tu espacio Personal un vehículo o un conductor que en realidad es de la flota, puedes pasarlo sin volver a registrarlo.

Abre tu espacio Personal.
Entra a la ficha del vehículo o del conductor.
Toca Mover a la flota de (nombre de tu empresa) y confirma.

Desde ese momento deja de ser personal: lo ven y lo administran quienes gestionan la flota, ocupa un cupo del plan de la empresa y lo encuentras en el espacio de la empresa. No se vuelve a consultar el RUNT: los datos que ya tenía se conservan.

No se puede mover si ya está en la flota o si la flota llegó al tope de su plan. Este botón solo lo ven el propietario y los administradores.

Crear tu empresa

Si pagaste un plan de flota (PyME, PyME Pro o Enterprise) desde tu cuenta personal, verás un aviso: «Tu plan incluye gestión de flota. Crea tu empresa para ver la flota completa e invitar a tu equipo.»

Toca Crear mi empresa y llena:

Nombre de la empresa (obligatorio).
Razón social, NIT, Teléfono y Ciudad (opcionales).

Si ya tenías vehículos o conductores registrados, aparece una casilla para pasarlos a la flota de la empresa. Viene marcada; desmárcala si prefieres dejarlos en tu espacio Personal.

Al tocar Crear empresa:

Quedas como Propietario de la empresa.
El plan que pagaste pasa a la empresa. Tu espacio Personal sigue existiendo, con el plan Free.
Los correos y números donde recibías avisos quedan también como destinatarios de la flota, para que la empresa no se quede sin avisos mientras los configuras.
Se abre la página de la organización, lista para invitar a tu equipo.

Invitar a tu equipo

El propietario y los administradores invitan desde Flota → Organización, en la sección Miembros, con el botón Invitar.

Escribe el correo de la persona.
Elige el rol: Propietario, Administrador o Conductor. Ver Usuarios y roles.
Si es Conductor, busca su ficha en Conductor de la flota: escribe parte del nombre o la cédula. Así verá su licencia, sus comparendos y los vehículos que tenga asignados. Si todavía no la tiene, puedes ligarla después en la tabla de miembros.
Toca Enviar invitación.

Invitar a varias personas a la vez

En el mismo formulario elige Varias personas:

Pega los correos, uno por línea (hasta 50 por lote).
Elige el rol: todos entran con el mismo.
Si son Conductores, puedes poner la cédula al lado de cada correo ([email protected], 1012345678). Si esa cédula es de un conductor de la flota que nadie más tiene, su ficha queda ligada apenas acepte.
Toca Enviar invitaciones.

Debajo ves qué pasó con cada línea: enviada, correo no válido, repetido en la lista, ya es miembro o sin cupo en el plan. En el cuadro quedan solo las líneas que no salieron, para corregirlas y volver a enviar. Puedes pegar dos columnas copiadas de Excel (correo y cédula) tal cual.

A la persona le llega un correo con el botón Aceptar invitación.

Si no tiene cuenta, la crea ahí mismo con Crear mi cuenta y unirme. El correo queda fijo (es el de la invitación) y entra directo a la flota, sin pasar por el asistente de bienvenida.
Si ya tiene cuenta, inicia sesión con ese correo y toca Aceptar invitación.

Cosas que conviene saber

El enlace vence a los 7 días. Si pasó el plazo, la persona ve «Este enlace ya no sirve» y hay que mandarle otra.
Reenviar manda un enlace nuevo y le da otros 7 días. El enlace anterior deja de funcionar.
Revocar anula la invitación: el enlace deja de servir.
Invitar otra vez al mismo correo reemplaza la invitación anterior; no ocupa otro cupo.
El tope de usuarios cuenta las invitaciones pendientes y a los suspendidos. Si tu plan permite 5 usuarios y ya hay 3 miembros y 2 invitaciones sin aceptar, no puedes invitar a nadie más hasta que alguna se acepte, se revoque o venza. Así nadie se encuentra la puerta cerrada al aceptar. Un miembro suspendido también guarda su lugar.
La invitación es para ese correo. Si la persona abre el enlace con otra cuenta iniciada, NotiAuto le pide cerrar sesión y entrar con la cuenta correcta.

Las invitaciones sin aceptar aparecen en Invitaciones pendientes, con la fecha en que vencen.

Una persona, una flota

Cada persona pertenece a una sola empresa a la vez, además de su espacio Personal. Si alguien que ya está en otra flota abre una invitación, ve: «Ya perteneces a otra flota. Para unirte a esta, primero tienen que retirarte de la actual.»

Un miembro suspendido no cuenta como de esa flota: si acepta la invitación de otra, entra a la nueva y deja de estar suspendido en la anterior, a la que ya no vuelve.

Administrar a los miembros

El propietario y los administradores manejan a su equipo desde Flota → Organización, en la sección Miembros.

Arriba de la tabla se ve cuántos puestos del plan están ocupados, por ejemplo «8 de 10 usuarios del plan · 2 invitaciones pendientes». Si el plan no tiene tope, dice sin tope en el plan.

Encontrar a alguien

Buscar: por nombre o correo.
Filtrar por rol: Propietario, Administrador o Conductor.
Filtrar por estado: Activo, Suspendido o Sin entrar hace 60 días. Este último sirve para encontrar cuentas que nadie usa y que ocupan un puesto del plan.

Cada fila muestra el estado (Activo, o Suspendido desde qué fecha) y el Último acceso. Si la persona nunca ha iniciado sesión, dice Nunca ha entrado.

Las acciones

Hay cuatro: Suspender, Reactivar, Cambiar rol y Retirar.

De a uno: con el menú ⋯ al final de la fila.
Varios a la vez: marca las casillas de la izquierda (o la de arriba, para marcar a todos los que se ven) y elige la acción en la barra que aparece.

Suspender, Cambiar rol y Retirar piden confirmación. Reactivar no, porque solo devuelve lo que la persona ya tenía.

Si marcas a varios y con alguno no se puede, NotiAuto hace lo demás y te dice con quién no y por qué (por ejemplo, «No puedes suspenderte a ti mismo»).

Suspender y reactivar

Suspender es una pausa. Sirve para vacaciones, licencias, incapacidades o contratos por temporada.

	Suspendido	Retirado
Ve la flota	No. Solo su espacio Personal	No. Solo su espacio Personal
Recibe algo de la flota	No	No
Conserva su rol	Sí	No
Conserva su ficha de conductor ligada	Sí	No
Sus asignaciones de vehículo	Siguen como estaban	Se cierran (el historial queda)
Ocupa un puesto del plan	Sí	No
Para volver	Reactivar, un clic	Invitarlo de nuevo

Reactivar lo devuelve todo como estaba: el mismo rol, la misma ficha de conductor y los mismos vehículos asignados.

Cambiar el rol

Con Cambiar rol pasas a alguien entre Propietario, Administrador y Conductor sin retirarlo ni invitarlo otra vez. No pierde nada: lo que registró es de la flota y su espacio Personal no se toca.

Solo se le cambia el rol a un miembro activo. A un suspendido, primero reactívalo.
Si deja de ser Conductor, se suelta su ficha de conductor. Si más adelante vuelve a ser conductor, hay que ligarla otra vez.

Retirar

Retirar es la salida definitiva de la flota:

Pierde el acceso y su puesto en el plan. Para volver hay que invitarlo de nuevo.
Si era conductor, se cierran sus asignaciones de vehículo. El historial de quién manejó qué se conserva.
La flota queda intacta. Los vehículos y conductores que esa persona registró son de la empresa, no de ella, y siguen ahí con sus avisos.
Conserva su espacio Personal, con lo que tenía.

No hay un botón para salirse uno mismo: si quieres dejar una flota, pídeselo al propietario o a un administrador.

Las reglas que protegen a la empresa

Para que la empresa nunca quede sin quien la administre ni la pague:

Nadie se suspende a sí mismo.
Un administrador no toca a un propietario: no lo suspende, no lo retira ni le cambia el rol. Tampoco puede nombrar propietarios.
Siempre queda al menos un propietario activo. Al último no se le puede suspender, retirar ni quitar el rol de propietario. NotiAuto responde: «La organización necesita al menos un propietario.»
Con dos o más propietarios, uno puede suspender a otro. Es reversible: se reactiva con un clic.

Ver Usuarios y roles.

Actividad reciente

En la página de la organización, debajo de los miembros, la sección Actividad reciente muestra quién hizo qué en la flota. Se anotan:

Miembros: quién invitó a quién, quién aceptó una invitación, quién anuló una, quién suspendió, reactivó, retiró o le cambió el rol a alguien, y quién eliminó su propia cuenta (y a nombre de quién quedó lo que había registrado).
Vehículos y conductores: quién los agregó (también con la carga masiva), los dio de baja, los reactivó o los eliminó.
Avisos: quién cambió los ajustes de avisos de la flota. Como en el teléfono cada toque se guarda solo, se anota una línea por persona cada 10 minutos, no una por interruptor.
La organización: si el equipo de NotiAuto la suspendió o la reactivó.

Cada línea guarda el nombre que tenía la persona en ese momento. Si después cambia su nombre o se va de la flota, la línea sigue diciendo quién fue.

Si NotiAuto suspende la organización

El equipo de NotiAuto puede suspender una organización entera. Mientras está suspendida:

Nadie del equipo ve la flota. Cada miembro conserva su espacio Personal.
No se actualizan los datos del RUNT ni del SIMIT.
No salen avisos.
No se pueden aceptar invitaciones nuevas.
Sus claves de API responden 403. Ver Errores.
No se borra nada.

Al reactivarla, vuelven solo las personas que cayeron con ella, con su rol y su ficha. Quienes el propietario o un administrador ya había suspendido antes siguen suspendidos.

Declaración de tratamiento de datos

NotiAuto consulta en el RUNT y el SIMIT datos personales de los conductores de tu flota. La Ley 1581 de 2012 exige que la empresa cuente con la autorización de esas personas para tratar sus datos.

Por eso, el propietario ve un aviso «Declaración de tratamiento de datos» cada vez que abre el espacio de la empresa, hasta que la registra:

Marca la casilla: «Declaro que la organización cuenta con la autorización de sus conductores para el tratamiento de sus datos personales.»
Toca Registrar declaración.

Queda guardada con la fecha y con quién la hizo. El aviso no se puede cerrar sin registrarla, y solo lo ve el propietario: los administradores y conductores no. Si el texto de la declaración cambia más adelante, se vuelve a pedir.

En la página de la organización, en Plan y suscripción, se ve si la declaración ya está registrada y en qué fecha.

Los datos de la empresa

El propietario y los administradores cambian el nombre, la razón social, el NIT, el teléfono, la dirección y la ciudad con Editar organización. El plan no se cambia ahí: se cambia en Facturación, con la empresa abierta.

El mismo vehículo en dos organizaciones

Puede pasar, y es legítimo: un vehículo vendido queda registrado por el dueño anterior y por el nuevo.

Cada organización ve su propio registro. Ninguna ve las asignaciones ni las descripciones de la otra. Los datos del RUNT son idénticos porque el vehículo es el mismo.

Esto tiene un efecto visible en los comparendos: algunos campos se ocultan cuando pertenecen a un tercero. Ver Comparendos.

Desde la API

Las organizaciones no están expuestas en la API v1.

Cada clave de API pertenece a una organización y solo lee lo de esa organización. No hay parámetro para “consultar como otra organización”. Si necesitas leer dos, crea una clave en cada una.

Si la organización está suspendida, sus claves responden 403. No se borran: vuelven a funcionar apenas se reactiva. Ver Errores.